Comment faire travailler automatiquement un Agent à heure fixe chaque jour ?

Certaines tâches reviennent sans cesse : résumer chaque matin les e-mails de la veille, vérifier les tickets en attente avant la fin de journée ou préparer le rapport hebdomadaire du lundi. Vous n’avez pas envie d’ouvrir une conversation exprès pour relancer Agent à chaque fois.

Tâches planifiées C’est précisément le rôle des tâches planifiées. Vous indiquez une fois « quoi faire, qui s’en charge et quand », puis l’Agent s’exécute automatiquement à l’heure prévue. Il ne vous reste plus qu’à consulter le résultat. Vous pouvez voir cela comme :laisser un ticket permanent à l’Agent.

Où y accéder

dans la barre latérale gauche Automatisation(dans la rangée « Nouvelle tâche / Bibliothèque de Skill / Automatisation / Importer des données »). Cliquez dessus pour ouvrir une page en plein écran intitulée « Automatisation », avec le sous-titre « Faites exécuter automatiquement les tâches par l’Agent selon un calendrier ».

La page affiche une liste de tâches avec les colonnes suivantes : tâche, état, type, résumé de l’instruction, prochaine/dernière exécutionEn haut, vous trouverez un champ de recherche, un filtre d’état (Tous les états / Activées / En pause / Terminées), ainsi qu’un sélecteur de Workspace. À droite se trouve le bouton Nouvelle tâche de la carte Plan.

Deux autres accès pratiques :

• la barre latérale de la page de discussion contient une section « Tâches planifiées » qui permet de consulter directement les tâches du Workspace actuel et de développer l’historique d’exécution de chacune
• Cmd + K permet de saisir directement une commande, par exemple tracker new "Rapport quotidien" --schedule daily --at 09:00La fenêtre de création s’ouvre alors avec les champs déjà remplis.

Deux façons de créer une tâche : choisissez celle qui vous convient

Laisser l’Agent la créer pour vous (recommandé)

En haut de la fenêtre de création, passez à l’onglet Créer avec l’Agent et décrivez simplement ce que vous voulez :

Tous les jours à 9 h, vérifie sur GitHub les PR non traitées depuis plus de 24 heures, crée une liste et envoie-la dans l’Inbox

Cliquez dessus Envoyer à la conversationL’Agent de la conversation à droite créera et activera la tâche, puis vous fournira un lien vers celle-ci.

Vous n’avez même pas besoin d’ouvrir la fenêtre : dites simplement dans n’importe quelle conversation « À partir de maintenant, aide-moi chaque jour à 9 h à… ». Si l’Agent comprend votre demande, il créera la tâche.

Remplir le formulaire vous-même

Passez à Saisie manuelleIl n’y a que quelques champs à renseigner :

• Nom de la tâche — affiché dans la liste pour vous permettre d’identifier la tâche
• Instruction d’exécution — envoyée à l’Agent à l’heure prévue. C’est le cœur de la tâche : soyez aussi précis que possible
• Mode de planification — indique quand la tâche doit s’exécuter (détails ci-dessous)
• Workspace et Agent d’exécution — deux petits sélecteurs se trouvent à droite de la ligne de planification : une icône de dossier pour choisir le Workspace et une icône de robot pour choisir l’Agent. Par défaut, le Workspace actuel et le premier Agent sont sélectionnés lors de la création

Options supplémentaires Les options repliées comprennent également « Note de liste » et « Que faire en cas d’exécution manquée », qui est expliqué plus bas.

Attention : cette pagene contient pas de sélecteur de Skill ici. Le mode Agent pur est utilisé par défaut : à l’heure prévue, l’Agent détermine lui-même quel Skill utiliser. Il vous suffit d’expliquer clairement ce que vous attendez.

Fréquences disponibles

Il existe sept options :

niveau	Quand l’exécution a lieu	Ce que vous devez renseigner
Manuelle	Aucune exécution automatique : la tâche ne s’exécute que lorsque vous cliquez sur « Exécuter maintenant »	—
Toutes les heures	À chaque heure pleine	—
Tous les jours	À une heure fixe chaque jour (option par défaut)	Heure
Jours ouvrés	À une heure fixe du lundi au vendredi	Heure
Chaque semaine	À une heure fixe chaque lundi	Heure
À intervalles réguliers	Toutes les N minutes	Nombre de minutes
Une seule fois	S’exécute une fois à la date et à l’heure indiquées, puis se termine	Date et heure

L’heure est calculée selon le fuseau horaire actuel de votre ordinateur ; aucun réglage supplémentaire n’est nécessaire.

Voici quelques limites actuelles à connaître :

• « Chaque semaine » est fixé au lundiet vous ne pouvez pas sélectionner un autre jour
• Il n’existe pas d’option « Chaque mois »
• et vous ne pouvez pas saisir vous-même d’expression cron

Si vous avez besoin d’une exécution « chaque vendredi », vous devez pour l’instant contourner la limite : utilisez Tous les jours et demandez à l’Agent, dans l’instruction, de vérifier si nous sommes vendredi (sinon, qu’il réponde simplement qu’il passe son tour), ou utilisez À intervalles réguliers et indiquez 10 080 minutes pour obtenir un intervalle de sept jours. Ce n’est pas idéal, nous le savons.

La tâche s’exécute dès sa création

Après sa création, la tâche est automatiquement activéeet le message « Créée et activée » s’affiche. Vous n’avez pas besoin d’actionner à nouveau le bouton.

Il existe une exception : si le message indique seulement « Créée » et précise « La tâche a été enregistrée, mais son activation a échoué — cliquez sur “Activer” dans la page de détails pour réessayer », la tâche est encore à l’état brouillons. Un brouillon ne sera pas déclenché. Ouvrez la page de détails et cliquez sur Activer C’est tout.

Autre point facile à oublier :même activée, une tâche en mode « Manuelle » ne s’exécute jamais automatiquementVous devez cliquer sur Exécuter maintenant.

Après l’activation, la page de détails résume sa cadence en une phrase, par exemple « Exécution automatique tous les jours à 09:00 ». Si l’intervalle défini est inférieur à 30 minutes, un avertissement supplémentaire s’affiche lors de l’activation : cette fréquence est probablement accidentelle, vérifiez-la.

Où consulter les résultats

À l’heure prévue, l’Agent ouvre une nouvelle conversation pour exécuter la tâche. Vous pouvez consulter le résultat de trois façons :

Première possibilité : la section « Historique d’exécution » de la page de détails. Chaque exécution apparaît sur une ligne avec son état, son heure de début, sa durée et le nombre de tokens consommés. Pour une exécution réussie, développez Résultat de l’exécution; pour une exécution échouée, développez Détails de l’échecpour lire une explication claire plutôt qu’une pile d’erreurs.

Deuxième possibilité : ouvrir la conversation correspondant à l’exécution. Chaque ligne de l’historique d’exécution est cliquable (l’infobulle indique « Ouvrir la conversation de cette exécution »). Vous accédez alors à la conversation complète de l’Agent : ce qu’il a recherché, quels outils il a utilisés et pourquoi. C’est l’esprit de TabTin : ne pas vous laisser voir uniquement le résultat.

Troisième possibilité : les notifications. Une notification de bureau indique « Exécution de la tâche planifiée terminée / Échec de l’exécution de la tâche planifiée ». Cliquez dessus pour accéder directement au résultat.

Les états d’exécution sont les suivants :

État	Signification
En attente	Mise en file d’attente, pas encore démarrée
En cours	L’Agent travaille
Réussie	Terminée
Échec	Échec de l’exécution, développez pour voir les détails
Annulée	Vous l’avez arrêtée manuellement
En attente de la mise en ligne de l’appareil	L’appareil est hors ligne, l’exécution est suspendue (voir la section suivante)

Pour interrompre une exécution en cours, cliquez sur Annuler cette exécutionCela arrête uniquement cette exécution et n’affecte pas les prochaines. Pour arrêter définitivement la tâche, utilisez Mettre en pause.

Prérequis : vous devez disposer d’un ordinateur pouvant se connecter

C’est le point le plus important à comprendre :La planification est calculée dans le cloud, mais le travail est confié à l’appareil que vous avez associé. Une tâche planifiée n’est pas un script exécuté sur un serveur : elle fait simplement travailler votre Agent sur votre machine.

Cela implique quelques conditions préalables :

• La tâche doit être associée à un Workspace et à un Agent d’exécution. Le Workspace correspond à un dossier situé sur un appareil donné : c’est-à-dire « sur quel ordinateur et dans quel dossier le travail est effectué ».
• Si cet Agent n’est associé à aucun appareil, la tâche échouera immédiatement avec le message « Aucun appareil disponible n’est associé ; impossible d’exécuter la tâche sans surveillance ».
• Si l’appareil est simplement temporairement hors ligne(éteint, en veille, sans session ouverte ou déconnecté du réseau), l’exécution n’échouera pas immédiatement : elle sera mise en attente et passera à l’état En attente de la mise en ligne de l’appareil. Vous recevrez une notification. Dès que l’appareil sera de nouveau en ligne, l’exécution reprendra automatiquement
• L’attente dure au maximum 6 heures. Au-delà de ce délai, l’exécution sera considérée comme échouée. Vous recevrez une notification vous recommandant d’utiliser un autre appareil toujours allumé

En résumé :si vous voulez que la tâche s’exécute réellement chaque jour, associez-la à une machine qui reste allumée. Avec un ordinateur portable fermé et emporté le soir, une tâche prévue à 9 h le lendemain matin risque fort de ne pas s’exécuter : elle attendra que vous allumiez l’ordinateur, ou abandonnera au bout de 6 heures.

Que se passe-t-il si l’ordinateur est éteint et que l’horaire est manqué ?

Si l’exécution ne peut pas démarrer à l’heure prévue (ordinateur éteint, client fermé ou service en cours de redémarrage), un retard de moins de 10 minutes est considéré comme une fluctuation normale et l’exécution sera rattrapée. Au-delà de 10 minutes, l’exécution sera considérée comme réellement manquée et traitée selon votre stratégie en cas d’oubli . Sélectionnez cette option dans Options supplémentaires :

• Rattraper une fois après un oubli(par défaut) — une exécution sera automatiquement lancée après la reprise. Convient aux rapports quotidiens et aux synthèses, pour lesquels manquer une exécution signifie perdre une journée de données
• Ignorer en cas d’oubli — l’exécution est ignorée et la tâche attend le cycle suivant. Convient aux rappels qui n’ont plus de sens une fois l’heure passée

Si vous choisissez « Ignorer », une notification vous sera envoyée lorsque l’exécution sera ignorée. La page de détails affichera également « Le dernier oubli a été ignoré conformément aux paramètres ; N exécutions ignorées au total ».

Les modes « Une seule fois » et « Manuel » ne proposent pas ce paramètre : le premier ne prévoit de toute façon qu’une seule exécution.

Que faire en cas d’échec ?

Commencez par ouvrir, dans la page de détails, les journaux d’exécutionet développez Détails de l’échec.

Le système prend automatiquement en charge une partie des cas :

• Les problèmes temporaires(limitation du modèle, déconnexion de l’appareil en cours d’exécution ou délai d’expiration de l’Agent) sont automatiquement retentés, au maximum 2 fois, avec un intervalle de 2 minutes entre chaque tentative
• Après 3 échecs consécutifsla tâche sera automatiquement mise en pauseet le haut de la page de détails affichera « Plusieurs échecs récents ; consultez les journaux ci-dessous pour rechercher la cause ». Une fois le problème résolu, cliquez sur Restaurer pour reprendre
• Une exécution dure au maximum 30 minutes. Les tâches réellement bloquées sont récupérées par le mécanisme de surveillance en arrière-plan ; leur état peut mettre environ une demi-heure à passer en échec. Si l’état « En cours d’exécution » persiste, inutile de recréer immédiatement la tâche

Voici quelques causes fréquentes :

• L’appareil est hors ligne ou l’appareil associé a été remplacé(réinstallation du système ou changement de machine) → modifiez la tâche et sélectionnez un Workspace actuellement disponible
• Le modèle de l’Agent d’exécution est mal configuréou un modèle qui n’est plus disponible a été sélectionné → vérifiez dans la configuration des modèles que celui utilisé par cet Agent est toujours disponible
• Les instructions sont trop vagueset l’Agent ne sait ni où placer le résultat ni ce qui constitue une tâche terminée → précisez dans les instructions « quoi produire et où l’envoyer »

Windows présente encore quelques problèmes connus de stabilité d’exécution. Si une même tâche échoue à répétition sous Windows, vérifiez-la d’abord sur macOS : cela nous aidera à déterminer si le problème vient de la tâche elle-même ou de la plateforme.

Trois exemples prêts à l’emploi

Chaque matin, résumer les informations de la veille

Dans la planification, sélectionnez Tous les jourset définissez l’heure sur 08:30. Instructions :

Résumez les e-mails non lus que j’ai reçus hier et classez-les en deux catégories : « Réponse requise / Pour information uniquement ». Pour chaque e-mail, indiquez en une phrase qui l’a envoyé, ce qui est demandé et pour quand. Une fois le classement terminé, envoyez-le dans l’Inbox. S’il n’y avait aucun e-mail non lu hier, répondez « Aucun nouvel e-mail hier ».

Pour la stratégie en cas d’oubli, sélectionnez Rattraper une fois— même tardivement, c’est toujours mieux que rien.

Lancer une vérification avant la fin de chaque journée ouvrée

Dans la planification, sélectionnez Jours ouvréset définissez l’heure sur 18:00. Instructions :

Vérifiez dans le dépôt du projet les PR restées sans traitement pendant plus de 24 heures, ainsi que les issues marquées P0 mais toujours ouvertes. Présentez-les sous forme de liste en indiquant pour chacune la personne responsable et l’étape bloquante. S’il n’y a aucun élément en attente, répondez « Aucun élément en attente aujourd’hui ».

Lui demander d’indiquer explicitement « aucun élément en attente » est essentiel : vous saurez ainsi s’il n’y a réellement aucun problème ou si la tâche ne s’est tout simplement pas exécutée.

Rédiger automatiquement le rapport hebdomadaire le lundi

Dans la planification, sélectionnez Chaque semaine(ce cycle est fixé au lundi), puis définissez l’heure sur 10:00. Instructions :

Résumez les modifications apportées aux documents dans ce Workspace la semaine dernière, les tâches planifiées terminées et les principales conclusions des conversations. Rédigez un rapport hebdomadaire en trois parties — « Terminé / En cours / Plan de la semaine prochaine » —, enregistrez-le comme document TabDoc et incluez dans son nom la période couverte par la semaine dernière.

L’Agent prépare le brouillon, puis vous le relisez et l’envoyez vous-même : c’est bien plus rapide que de partir d’une page blanche.

Quelques conseils pour rédiger vos instructions

• Indiquez clairement où déposer le résultat(Inbox, document ou tableau précis). Sinon, le résultat restera dans la conversation concernée et vous devrez l’ouvrir pour le retrouver
• Prévoyez une réponse pour le cas où il n’y a aucun résultat. Demandez-lui de répondre même lorsqu’il n’y a aucun contenu : vous pourrez ainsi vérifier d’un coup d’œil que la tâche s’est bien exécutée
• Mieux vaut une fréquence plus faible. Une tâche exécutée toutes les minutes peut être impressionnante dans une vidéo de démonstration, mais en situation réelle elle ne fera que consommer des ressources et vous inonder de notifications
• Commencez par l’exécuter manuellement. Testez d’abord les instructions dans une conversation normale, vérifiez que l’interprétation de l’Agent et le résultat sont corrects, puis planifiez la tâche

Ce que vous devez savoir sur les autorisations

Les tâches planifiées s’exécutent sans surveillance : personne ne sera là pour cliquer sur une confirmation à l’heure prévue ; elles utilisent donc systématiquement les autorisations maximales et ce réglage ne peut pas être modifié lors de la création. La petite mention accompagnée d’un cadenas au bas de la fenêtre de création signifie : « Autorisations superutilisateur · Niveau maximal · Exécution automatique sans surveillance, non modifiable. »

Prenez ce point au sérieux :avant de confier à une tâche planifiée une opération qui modifie des données réelles ou envoie de vrais messages, exécutez-la d’abord manuellement dans une conversation normale. Vérifiez que le comportement de l’Agent correspond à vos attentes, puis automatisez-la.

Questions fréquentes

La tâche est créée, mais rien ne se passe à l’heure prévue

Vérifiez les points suivants dans cet ordre :

1. Le niveau de planification est-il Manuelle? Le mode manuel nécessite que vous cliquiez sur « Exécuter maintenant »
2. L’état est-il brouillons? Cela signifie que l’activation automatique a échoué lors de la création. Dans la page de détails, cliquez sur Activer
3. L’état est-il En pause? La tâche a peut-être été automatiquement mise en pause après plusieurs échecs. Consultez les journaux d’exécution pour en trouver la cause, puis cliquez sur Restaurer
4. Les journaux d’exécution contiennent-ils En attente de la mise en ligne de l’appareil? Dans ce cas, l’appareil associé n’était pas en ligne à ce moment-là

Quelle est la différence entre « Mettre en pause » et « Annuler cette exécution » ?

Mettre en pause La première met toute la tâche en pause : elle ne se déclenchera plus automatiquement jusqu’à ce que vous cliquiez sur Restaurer.

Annuler cette exécution La seconde annule uniquement l’exécution en cours. La planification reste inchangée et la tâche s’exécutera au prochain cycle.

La tâche est passée d’elle-même à l’état « En pause »

Deux situations peuvent entraîner une mise en pause automatique : 3 échecs d’exécution consécutifs, ou un trop grand nombre de déclenchements sur une courte période, ce qui active la protection anti-déferlement de la plateforme.

Consultez d’abord les journaux d’exécution pour identifier la cause. Après avoir corrigé le problème, cliquez sur RestaurerLa page de détails n’indique pas encore directement laquelle de ces causes a entraîné la mise en pause ; nous travaillons à améliorer ce point.

Puis-je planifier la tâche le « 1er de chaque mois » ou « chaque vendredi » ?

Pas pour cette version : seules les sept fréquences indiquées plus haut sont disponibles. La fréquence « Chaque semaine » est également fixée au lundi. Pour contourner cette limitation, consultez la section « Quelles fréquences peut-on définir ? » ci-dessus.

La suppression d’une tâche supprime-t-elle aussi son historique ?

Non. Supprimer une tâche revient à l’archiver : elle cesse de se déclencher et est masquée de la liste, mais l’historique complet des exécutions est conservé pour consultation ultérieure. La fenêtre de confirmation vous le rappellera également.

Que devient une tâche en mode « Une seule fois » après son exécution ?

Son état devient Terminéet elle ne se déclenche plus. Pour la relancer, cliquez sur Exécuter maintenantou créez-en une nouvelle.

La tâche s’exécute-t-elle encore si je ferme le client TabTin ?

La planification continue d’être calculée dans le cloud, mais l’exécution doit être confiée à votre appareil. Si le client est complètement fermé ou si l’ordinateur est éteint, l’exécution sera mise en attente jusqu’à la remise en ligne de l’appareil (6 heures maximum), au lieu d’échouer immédiatement. En revanche, si l’ordinateur reste longtemps éteint, la tâche ne sera tout simplement pas exécutée.

Peut-on déclencher automatiquement la tâche dès que les données d’un tableau changent ?

Le backend le prend en charge, mais cette option n’est pas encore disponible dans la fenêtre de création. Le déclenchement par Webhook et le déclenchement après la fin d’une tâche en amont ne sont pas non plus encore disponibles dans le client. Si vous avez ce type de besoin, contactez-nous : nous verrons si nous pouvons le configurer manuellement pour vous.

Je ne vois aucune tâche à l’état « Brouillon » dans la liste

Le filtre d’état ne propose effectivement pas « Brouillon » : les tâches créées normalement depuis la fenêtre sont automatiquement activées. L’état « Brouillon » n’apparaît qu’en cas d’échec de l’activation ou lors d’une création en ligne de commande. Sélectionnez Tous les états pour l’afficher.

Vous n’y arrivez toujours pas ?

Prenez une capture de la page de détails de la tâche et de l’exécution ayant échoué, puis envoyez-la à contact@larchiveai.com; nous vous aiderons à y voir plus clair. Les utilisateurs en bêta peuvent également contacter la personne référente dans le groupe, ce qui est généralement plus rapide.